Desde el pasado 15 de junio, varias empresas comenzaron a expedir facturas electrónicas a sus proveedores, iniciando la primera fase del proceso de masificación de la e-factura en Colombia, donde la DIAN ha establecido un calendario y los próximos serán las empresas del sector salud, el próximo 4 de agosto.

El calendario tiene un fuerte impacto en las entidades afectadas, que deben adaptar sus procesos internos para poder migrar a la factura electrónica, una tarea donde es vital contar con el apoyo de un proveedor especializado que acompañe y asesore a lo largo de todo el proceso de implementación, evitando errores, retrasos y sanciones.

Según la empresa SERES, en este proceso, las empresas colombianas tienen tres grandes opciones. La primera es adquirir una de las soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado, lo que conlleva inversiones en software, en hardware y en servicios de integración.

La segunda es utilizar la solución que facilita la DIAN y ponerse en marcha. No obstante, quien elija una de estas dos opciones se limitará a cumplir con la norma, sin que este cambio tecnológico aporte un valor añadido a su empresa, que es uno de los principales objetivos de la factura electrónica.

La tercera opción, que es la que ofrece más ventajas, es trabajar con un proveedor de servicios de factura electrónica homologado. En este caso, no es necesario realizar ningún tipo de inversión previa, al tratarse de un servicio, tampoco habrá que adaptarse a la solución de la DIAN ni enfrentarse a los posibles errores que se puedan cometer en esta tarea.

Además, las empresas que elijan esta opción, además de cumplir con los requisitos técnicos y legales, mejorará su gestión interna y disfrutará de todos los beneficios que brinda la e-Factura: ahorro de costes, mejora de la tesorería, digitalización del negocio, fuentes alternativas de financiación, etc. 

Elegido el proveedor de servicios de factura electrónica, el siguiente paso es realizar las pruebas correspondientes para asegurar que el sistema, técnicamente, hace llegar la factura en el tiempo, la forma y el formato electrónico que requiere la DIAN.

Verificado lo anterior,  se pone en marcha un proceso de emisión de facturas y hacerlas llegar a los clientes, verificando que se trata de un canal seguro y trazable, donde la factura que sale llega al cliente correctamente, teniendo la certeza y verificación de que el destinatario la ha recibido y la puede gestionar.

Además, la empresa tiene que confirmar que el servicio le aporta valor real, disponiendo de un feedback de estados de mejora de gestión en el día a día, sabiendo que la factura está correcta y no es necesario realizar ninguna modificación.

También deberá tener información sobre si le van a adelantar o a asegurar que la factura se va a cobrar en el plazo pactado, para poder mover y gestionar la tesorería que viene detrás a la hora de emitir una factura.

El último paso es asegurarse de que el proveedor va a incorporar al sistema, puntualmente y de manera precisa, los cambios y modificaciones que realice la DIAN a lo largo del tiempo. La experiencia en todos los países latinoamericanos nos muestra que los sistemas se van ajustando periódicamente e incluso incorporan evoluciones técnicas, que implican adaptaciones tanto tecnológicas como en los procesos de negocio.